Continuiamo il nostro approfondimento sullo SmartWorking. Abbiamo già descritto precedentemente le caratteristiche in generale e fatto un’analisi puntuale su cosa dice la normativa a riguardo [NdR vedi  articolo precedente].

Questa volta cercheremo di andare sul pratico dell’implementazione dei processi di lavoro da remoto e lo faremo innanzitutto sottolineando quali sono le principali difficoltà e poi descrivendo degli esempi di successo sia internazionali che nazionali.

6 cose da tenere in conto quando si parla di SmartWorking

Un recente rapporto dell’Organizzazione internazionale del lavoro delle Nazioni Unite ha rivelato che mentre i dipendenti sono più produttivi quando lavorano al di fuori dell’ufficio convenzionale, sono anche più vulnerabili a lavorare più ore, a un ritmo di lavoro più intenso, interferenze da lavoro a casa e, in alcuni casi, maggiore stress.

Di seguito analizziamo un pò più in dettaglio le principali sfide che la gestione del lavoro a distanza porta con sè.

  • lavorare troppo

Uno dei motivi per cui molti manager non approvano il lavoro a distanza è che temono che i dipendenti non lavorino senza quella supervisione fisica e personale. Ma, la maggior parte delle volte, il contrario tende ad essere la realtà: i lavoratori remoti hanno maggiori probabilità di caricarsi di lavoro e raggiungere più risultati. Quando la vita personale e il  lavoro sono entrambi sotto lo stesso tetto, è più difficile “spegnere”.

Come evitare il sovraccarico?

  1. Bisogna imporre delle pause e impostare orari di inizio e di fine chiari,
  2. Impostare gli appuntamenti sul  calendario per la fine della giornata per uscire dall’ufficio di casa,
  3. Disattivare le notifiche sul telefono e sul computer in modo da non tornare al lavoro dopo poche ore.
  • Interruzioni: famiglia, animali domestici e / o il campanello

La buona notizia è che, quando si lavora da casa, si evitano i colleghi che vengono alla scrivania e altre interruzioni di ufficio (è il compleanno di qualcuno! Si organizza una torta nella sala delle feste!). La cattiva notizia è che probabilmente dovranno essere affrontate altri tipi di interruzioni e distrazioni, indipendentemente dal fatto che sia il corriere di UPS che ti consegna un pacco o i suoceri che vengono senza preavviso.

Questo è doppiamente vero quando i bambini sono coinvolti.

  • Problemi di comunicazione

La comunicazione è fondamentale per un team remoto e per questo mantenerla a livelli decenti è una grande sfida.

Il problema della comunicazione è certamente più complesso se solo alcuni membri del team lavorano in ufficio. Si potrebbero perdere delle importanti discussioni che sono avvenute tra una pausa e l’altra o non partecipare a delle decisioni. A meno che l’azienda non abbia costruito una cultura dell’inclusione per i lavoratori remoti, questo potrebbe essere un problema serio.

L’unica vera soluzione è comunicare il più possibile, chiarendo tutto ciò che potrebbe essere un fraintendimento e essere proattivi nel parlare.

  • Condivisione del materiale

Per lavorare, ai dipendenti dovrebbe essere permesso di utilizzare qualsiasi dispositivo desiderino per accedere alle applicazioni e ai servizi dell’azienda in modo sicuro e da remoto.

L’utilizzo di strumenti tecnologici che connettano a distanza il lavoratore (computer, tablet etc.) non è considerato dalla legge obbligatorio per fare “SmartWorking”, ma certo nei fatti questa è e sarà la modalità prevalente.

  • Differenze di fuso orario

Relativo all’essere o al sentirsi fuori dal giro, alcune aziende riscontrano il problema della differenza di fusi orari. Se l’azienda è dislocata in parti lontane nel mondo potrebbe anche accadere che una parte del team si svegli solo quando l’altra parte sta andando a letto. E se, da un punto di vista della produzione, avere il team dislocato in diverse fusi può essere un’opportunità per generare un ciclo virtuoso dove il lavoro non smette mai di essere lavorato ma passa solamente da un collega all’altro, ciò significa anche che non puoi sempre fare affidamento sul fatto che un collega sia disponibile per rispondere a una domanda urgente o risolvere qualsiasi altra necessità immediata.

  • Tecnologia a Singhiozzo

Niente fa tremare di paura un lavoratore remoto quanto un’interruzione di internet. O, forse, quando il tuo computer si rompe. In queste occasione la responsabilità è solo sul dipendente che deve trovare soluzioni prima possibile perdendo quell’equilibrio lavorativo che era riuscito a costruirsi.

Esempi di successo

Internet ad alta velocità e potenti app consentono a chiunque abbia un lavoro da scrivania di lavorare da casa. Eppure oggi la maggior parte delle aziende insistono nel dire che i dipendenti subiscono il pendolarismo, a volte schiacciante, in un ufficio.

É chiaro che il tempo per un confronto è importante: ottimo per team-building, la collaborazione e per non perdersi nelle sfumature della comunicazione. Tuttavia, come già dimostrano alcune aziende, non è necessario un ufficio fisico per avere successo.

In effetti, si potrebbe obiettare che il fatto di essere completamente remoti con un team distribuito al 100%, senza alcun ufficio aziendale, renda le aziende più redditizie.

Tra gli esempi che abbiamo trovato più interessanti abbiamo scelto:

Buffer

I loro strumenti di gestione dei social media sono utilizzati da oltre 60.000 clienti paganti perché rendono la condivisione sui social network molto semplice e veloce.

Buffer ha un team completamente distribuito, con oltre 80 dipendenti che lavorano in diversi paesi. É molto interessante la mappa dei fusi orari dei dipendenti che viene resa pubblica. Oltre al telelavoro, i benefici per i dipendenti includono vacanze illimitate, libri gratuiti e kindle e ritiri internazionali annuali (l’ultimo era a Waikiki, nelle Hawaii!).

InVision

InVision offre una piattaforma di collaborazione per la progettazione e la prototipazione. Con InVision, i team possono progettare e testare i prodotti utilizzando un’interfaccia intuitiva da qualsiasi luogo, proprio come funziona il team di InVision composto da oltre 220 membri dello staff dislocati in 14 paesi diversi.

Così Avi Posluns, InVision Director of Team Happiness, descrive la loro esperienza:

“Essere distribuiti al 100% è intenzionale. Il nostro CEO Clark Valberg vuole che il suo staff lavori dove vuole, quando vuole. Poniamo l’accento sui risultati, non sulla presenza fisica. Essere remoti ci consente anche di attingere a talenti che non sono limitati dalla posizione fisica. Siamo in grado di coinvolgere i membri del team che sono bravi in ​​quello che fanno indipendentemente da dove si trovano.”

La startup offre un’ampia gamma di benefit tra cui  assicurazione medica personale, tessere gratuite per la palestra, indennità per le attrezzature, borse per conferenze e viaggi, e persino bevande Starbucks illimitate. Check-in settimanali e indagini anonime aiutano a garantire che i dipendenti siano soddisfatti e non abbandonati al loro lavoro.

Barilla

Barilla, ha lanciato il proprio progetto di SmartWorking nel 2013 e punta a coinvolgere tutti i lavoratori entro il 2020, linee produttive escluse.

L’obiettivo del progetto è dare ai dipendenti la possibilità di lavorare in modo flessibile, ovunque e in qualunque momento, grazie a nuovi strumenti digitali di comunicazione e nuove metodologie. Per questo l’azienda emiliana – che impiega nel mondo circa 8.000 persone, con un fatturato superiore a 3 miliardi di euro e 29 siti produttivi – ha esteso il progetto di SmartWorking a tutte le proprie sedi, nazionali e internazionali. La risposta dei dipendenti è stata eccellente: circa 1.200 dipendenti hanno aderito al progetto partito tre anni fa, che punta a coinvolgere tutti i lavoratori, al netto delle linee produttive. Fino ad ora ad apprezzare la possibilità di lavorare in modo agile sono in particolare le donne tra i 30 e i 55 anni e chi effettua un tragitto tra casa e ufficio maggiore di 25 chilometri.

“SmartWorking per Barilla significa tre cose” – afferma Alessandra Stasi, responsabile Organization & People Development – “In primo luogo, lavorare dovunque, comunque e in qualunque momento. E in secondo luogo vuol dire utilizzare gli spazi in un modo diverso: abbiamo lavorato molto nelle varie sedi per riorganizzare gli uffici intorno alle attività di collaborazione, di comunicazione, di concentrazione individuale, che oggi possono essere fatte anche da remoto. Il terzo aspetto sono le tecnologie digitali”.

Conclusione

Lo SmartWorking è un cambiamento organizzativo. Passare dalla presenza fisica in ufficio al lavoro per obiettivi con un’evoluzione dei modelli di leadership.

La percezione che le attuali «pratiche lavorative» non siano sufficientemente flessibili per ottenere il massimo dai propri organici è sempre più diffusa e quindi sempre più aziende si stanno organizzando per instaurare questa nuova cultura.

Ma questi cambiamenti devono portare la definizione di un’ assetto aziendale più fluido che possa permettere di lavorare in remoto accedendo a file salvati nei server locali dell’azienda, di scambiare file tra colleghi in maniera sicura e di automatizzare i processi che più richiedono tempo e meno necessitano la presenza umana.

Per fare tutto ciò GreenVulcano ha ideato un’intera suite di software che sta cambiando la vita lavorativa di numerose aziende internazionali.

Con questo documento abbiamo cercato di dare tutte le informazioni possibili per prendere una decisione, ma ci auguriamo che questa lettura non rimanga solo uno sforzo informativo ma sia uno stimolo per portare una nuova trasformazione nelle aziende.

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